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Gestor documental open source: ventajas e inconvenientes

¿Apostar por una gestión documental de software libre o por un ECM de pago? Como todo, depende de las necesidades de la empresa.

Cuando elegimos un gestor documental para nuestra empresa, debemos valorar diferentes aspectos. Entre ellos, uno de los más importantes es sin duda la decisión de si usar un gestor documental de software libre u open source, o decantarse por uno de pago. ¿Qué ventajas o inconvenientes aportan cada uno de ellos?

A grosso modo, podemos concretar que la mayoría de software de gestión documental open source tienen menos opciones y características más simples que los software profesionales de pago. Es por ello que muchas empresas los usan para empezar a adentrarse en el mundo de la gestión documental, pero acaban cambiando de proveedor cuando las opciones ofrecidas no son suficientes.

Los gestores documentales gratuitos pueden ser algo tan simple y accesible como Dropbox o Google Drive. Pero estas opciones pronto se quedan cortas a la hora de ofrecer soluciones específicas para las empresas: no permiten, por ejemplo, implementar una firma electrónica o gestionar directamente documentos más sensibles como facturas o albaranes.

La siguiente opción son los software open source o de software libre, como OpenKM o COBDC. Aunque ya están concebidos como gestores documentales más completos, el hecho de que sean de software libre supone que muchas veces no contarán con un soporte 24/7 que solucione de forma rápida y precisa cualquier problema que pueda surgir.

Por todo esto, aunque al empezar una empresa es comprensible probar distintos tipos de gestores documentales digitales hasta encontrar el que mejor se adapta a nosotros, desde Bemar Serveis siempre recomendaremos el mejor servicio. ECMs como DocuWare aportan formación, seguridad y resolución de cualquier duda o problema que pueda surgir de forma rápida y sencilla.

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